Czym się zajmują?

Wyzwania firmy

Przed wdrożeniem systemu BI, zidentyfikowaliśmy kluczowe wyzwania, które utrudniały firmie efektywne zarządzanie sprzedażą:

• Brak spójnych analiz sprzedaży – Dane z różnych źródeł, takich jak ERP, CRM czy Excel, utrudniały tworzenie jednolitych raportów dotyczących wyników sprzedaży, rotacji towarów i efektywności handlowców.

• Niska efektywność handlowców – Handlowcy nie mieli dostępu do zintegrowanych narzędzi pozwalających na monitorowanie realizacji celów sprzedażowych, zarządzanie relacjami z klientami oraz analizę swoich wyników.

• Problemy z prognozowaniem popytu i zarządzaniem zapasami – Brak narzędzi analitycznych skutkował błędnymi prognozami zapotrzebowania na produkty, co negatywnie wpływało na zadowolenie klientów i wyniki finansowe firmy.

Cele projektu

• Zintegrowana analityka danych – Stworzenie centralnej platformy analitycznej, która łączy dane z ERP, CRM i narzędzi sprzedażowych, zapewniając pełny obraz działalności firmy.

• Optymalizacja sprzedaży – Umożliwienie menedżerom sprzedaży monitorowania wyników handlowców, identyfikowania obszarów do poprawy i podejmowania decyzji opartych na danych.

• Lepsze prognozowanie popytu – Precyzyjne planowanie zapotrzebowania na towary dzięki analizie trendów, sezonowości i działań.

• Efektywne zarządzanie zapasami – Redukcja nadmiarowych produktów i poprawa dostępności popularnych towarów, kiedy będą potrzebne.

• Raportowanie i dashboardy w czasie rzeczywistym – Dostarczenie menedżerom i pracownikom działu sprzedaży, narzędzi umożliwiających bieżące monitorowanie wyników na żywo w wielu płaszczyznach i ułatwienie podejmowania trafnych decyzji.

Jak temu zaradziliśmy?

Ze względu na specyfikę branży, firma zdecydowała się na stworzenie dedykowanego webowego narzędzia Business Intelligence (BI) oraz integrację z istniejącym systemem ERP (do zarządzania finansami, zapasami i sprzedażą) oraz rozbudowanie systemu CRM wewnątrz systemu BI tworząc kompleksowe narzędzie analityczne.

 Krok 1: Integracja z systemem ERP

• Centralizacja danych –Zintegrowaliśmy dane dotyczące zamówień, sprzedaży w tym: zapasów, poziomów cen, grup towarów z fakturami z systemu ERP z platformą BI. Wykorzystaliśmy dedykowany migrator danych, zapewniając pełną synchronizację i aktualizację danych w czasie rzeczywistym.

• Przepływ danych w czasie rzeczywistym – Dzięki usprawnieniu przepływu danych między ERP a BI raporty sprzedaży, rotacji towarów i należności są generowane na bieżąco, umożliwiając lepszą kontrolę nad tymi kluczowymi wskaźnikami biznesowymi.

Krok 2: Integracja z systemem CRM

• Zarządzanie klientami i handlowcami –  Zintegrowaliśmy system CRM z BI, co umożliwiło menedżerom analizę aktywności handlowców w czasie rzeczywistym, takich jak liczba pozyskanych klientów, wartość transakcji czy skuteczność działań sprzedażowych.

• Analiza aktywności handlowców – Menedżerowie sprzedaży uzyskali dostęp do narzędzi umożliwiających monitorowanie wyników handlowców w czasie rzeczywistym takich jak: liczba spotkań, ilość zamkniętych transakcji, średnia wartość zamówienia, czas reakcji na zapytania w czasie rzeczywistym. To pozwoliło na szybszą identyfikację problemów i wsparcie handlowców w poprawie wyników.

Krok 3: Interaktywne dashboardy w BI i raportowanie

• Interaktywne dashboardy – Stworzyliśmy interaktywne panele, które umożliwiły menedżerom wizualizację wyników sprzedaży, analizę rotacji towarów i efektywności działań marketingowych.

• Segmentacja klientów – Dashboardy umożliwiły segmentację klientów według ich zachowań zakupowych, co pozwoliło na dostosowanie działań handlowych i marketingowych.

Krok 4: Prognozowanie sprzedaży i zarządzanie zapasami

• Modelowanie popytu – Wdrożyliśmy algorytmy analityczne, które na podstawie danych historycznych i sezonowych prognozują zapotrzebowanie na produkty, umożliwiając lepsze planowanie zamówień i unikając zarówno nadmiaru zapasów, jak i braków magazynowych.

• Optymalizacja zapasów – Nasze rozwiązania pozwoliły na bieżące monitorowanie rotacji towarów i poziomów zapasów,  a dzięki temu szybsze podejmowanie decyzji o ich uzupełnianiu. Pozwoliły również na zoptymalizowanie przestrzeni magazynowej.

Krok 5: Zaawansowane raportowanie i analizy

• Raporty na żądanie – Udostępniliśmy narzędzia do generowania raportów na żądanie, które pozwoliły na dogłębną analizę sprzedaży, wyników handlowców oraz zarządzania finansami.

• Automatyczne powiadomienia – System BI automatycznie powiadamia o krytycznych wskaźnikach, takich jak niskie poziomy zapasów, zbliżające się terminy płatności czy nieosiągnięte cele sprzedażowe, wspierając szybką reakcję.

Co osiągnęliśmy?

Dzięki wdrożeniu systemu BI firma osiągnęła znaczące rezultaty: 

• Zwiększyliśmy efektywność handlowców – Narzędzia BI zintegrowane z CRM pozwoliły na lepsze zarządzanie relacjami z klientami, szybsze reagowanie na potrzeby klientów oraz skuteczniejsze osiąganie celów sprzedażowych. Menedżerowie sprzedaży posiadając odpowiednie narzędzia, mogą lepiej identyfikować najlepsze praktyki i skutecznie wspierać mniej efektywnych pracowników.

• Poprawiliśmy prognozowanie popytu – Dzięki analizie danych historycznych i trendów rynkowych firma zoptymalizowała proces zamówień, zmniejszając ryzyko nadmiaru zapasów oraz braków magazynowych.

• Zredukowaliśmy nadmiar zapasów – Lepsza analiza rotacji towarów pozwoliła firmie na redukcję kosztów magazynowania oraz poprawę płynności finansowej.

• Zwiększyliśmy satysfakcję klientów – Usprawnienie realizacji zamówień i lepsze dopasowanie ofert do potrzeb klientów przyczyniły się do wzrostu lojalności i satysfakcji klientów.

Wnioski

Wdrożenie systemu BI zintegrowanego z ERP i CRM było dla firmy krokiem w stronę pełnej cyfryzacji procesów sprzedażowych i analitycznych. Stworzone przez nas rozwiązania pozwoliły na centralizację danych, usprawnienie działań handlowców i lepsze prognozowanie zapotrzebowania. Dzięki naszej pracy firma nie tylko zoptymalizowała koszty, ale także zwiększyła swoją konkurencyjność na rynku.

W rezultacie firma zanotowała wzrost sprzedaży, zmniejszenie nadmiaru zapasów oraz poprawę satysfakcji klientów, co przyczyniło się do jej dalszego rozwoju na rynku części samochodowych.

Ten projekt jest dowodem na to, jak zintegrowane systemy BI mogą wspierać rozwój firm i przyspieszać podejmowanie decyzji biznesowych.