Czym się zajmują?

Cele projektu

Naszym celem było zaprojektowanie systemu, który wyeliminuje te problemy, zwiększy efektywność operacyjną i poprawi doświadczenia pacjentów, a dokładniej:

• Automatyzacja rezerwacji wizyt – Zminimalizowanie błędów w rezerwacjach oraz uproszczenie procesu zarówno dla pacjentów, jak i pracowników.

• Optymalizacja dostępności lekarzy i gabinetów – Zapewnienie precyzyjnego przypisywania specjalistów oraz gabinetów do pacjentów, zgodnie z typem terapii i ich dostępnością.

• Usprawnienie harmonogramów – Eliminacja podwójnych rezerwacji i błędów w harmonogramach i poprawa przejrzystości planowania wizyt.

• Personalizacja terapii – Wdrożenie funkcji przypisywania odpowiednich typów terapii do specjalistów i gabinetów, co pozwala na lepsze dopasowanie usług do potrzeb pacjentów.

Jak zaradziliśmy problemom
z rezerwacjami?

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksowy system zarządzania rezerwacjami, który zintegrował wszystkie gabinety i specjalistów w ramach jednej platformy.
Kluczowe funkcje systemu obejmowały: 

• Kreator rezerwacji online 


Stworzyliśmy intuicyjne narzędzie do rezerwacji wizyt. System automatycznie proponuje dostępnych specjalistów i odpowiednie gabinety na podstawie wybranej terapii (np. fizykoterapia, terapia manualna), co wyeliminowało błędy i znacznie przyspieszyło proces rezerwacji.

• Przypisywanie specjalistów i gabinetów 


Zdefiniowaliśmy profil każdego lekarza obejmujący jego specjalizację oraz dostępność.  Na tej podstawie wdrożyliśmy funkcję, która przypisuje pacjentów do specjalistów na podstawie ich specjalizacji oraz dostępnych zasobów. Na przykład, terapia manualna może być realizowana wyłącznie w gabinetach wyposażonych w odpowiedni sprzęt i wyłączenie przez odpowiednich lekarzy. Dzięki temu pacjenci otrzymują usługi idealnie dopasowane do ich potrzeb.

• Automatyzacja harmonogramów

Dzięki temu każdy gabinet miał przypisany harmonogram dostępności, a lekarze byli wprowadzani do systemu z określonymi godzinami pracy. Zautomatyzowaliśmy zarządzanie harmonogramami dla gabinetów i lekarzy, eliminując konflikty, takie jak podwójne przypisanie specjalistów do jednego gabinetu w tym samym czasie. Harmonogramy stały się bardziej przejrzyste, co zwiększyło efektywność planowania.

• Powiadomienia i przypomnienia 


Zaprojektowaliśmy system automatycznych powiadomień e-mail i SMS. Pacjenci otrzymują potwierdzenia o rezerwacji, przypomnienia o wizytach oraz informacje o zmianach terminów. Te funkcje znacząco zmniejszyły liczbę zapomnianych wizyt.

• Zaawansowane raportowanie

Dodaliśmy funkcje raportowania, które umożliwiają generowanie szczegółowych analiz dotyczących wykorzystania gabinetów, liczby zrealizowanych wizyt oraz dostępności lekarzy. Dzięki tym raportom firma może lepiej zarządzać obłożeniem, planować promocje oraz optymalizować czas pracy specjalistów.

• Interfejs dla administracji

Zapewniliśmy pracownikom administracyjnym dostęp do narzędzia umożliwiającego edycję harmonogramów, ręczne wprowadzanie rezerwacji i zarządzanie dostępnością specjalistów.  Dodatkowo umożliwiliśmy monitorowanie zaplanowanych wizyt i dostępności lekarzy i gabinetów w czasie rzeczywistym.

Co osiągnęliśmy?

• Mniej błędów w rezerwacjach

Automatyzacja procesu rezerwacji wyeliminowała problem podwójnych rezerwacji i błędów w przypisywaniu lekarzy do pacjentów. System eliminuje ryzyko przydzielenia lekarza do kilku pacjentów w tym samym czasie oraz umożliwia precyzyjne przypisanie odpowiednich gabinetów do poszczególnych wizyt.

• Lepsza organizacja harmonogramów

Dział administracyjny firmy zyskał narzędzie, które automatycznie dostosowuje harmonogramy wizyt w zależności od dostępności lekarzy i gabinetów. Dzięki temu zredukowaliśmy czas spędzany na planowaniu wizyt, a harmonogramy stały się bardziej przejrzyste.

• Wyższa satysfakcja pacjentów

Pacjenci docenili uproszczony proces rezerwacji online, możliwość szybkiego wyboru specjalisty oraz automatyczne przypomnienia. Ponadto, przypomnienia o wizytach i łatwość rezerwacji przez aplikację mobilną sprawiły, że liczba zapomnianych wizyt znacząco spadła.

• Optymalizacja obłożenia gabinetów 


Precyzyjne przypisywanie wizyt pozwoliło na pełniejsze wykorzystanie dostępnych zasobów. Dzięki precyzyjnemu przydzielaniu pacjentów do gabinetów firma zwiększyła obłożenie gabinetów, co wpłynęło na wzrost przychodów z usług fizjoterapeutycznych.

• Zwiększona dostępność lekarzy

Lepsze zarządzanie czasem pracy specjalistów ograniczyło liczbę opóźnień i zwiększyło dostępność lekarzy dla pacjentów.

• Skrócenie czasu oczekiwania na wizytę

Dzięki optymalizacji harmonogramów lekarzy pacjenci mogli szybciej umawiać się na wizyty, co poprawiło dostępność usług.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu zarządzania rezerwacjami pozwoliło nam zautomatyzować procesy rezerwacyjne, zoptymalizować harmonogramy i poprawić organizację pracy w firmie. 

Dzięki precyzyjnemu przypisywaniu pacjentów do specjalistów i gabinetów firma osiągnęła większą efektywność operacyjną, zredukowała liczbę błędów oraz zwiększyła satysfakcję pacjentów.

System umożliwił również dokładniejsze monitorowanie wyników działalności, co pozwoliło na lepsze planowanie i optymalizację usług, a w efekcie do zwiększenia przychodów.

To wdrożenie jest przykładem na to, jak nowoczesne rozwiązania IT mogą wspierać codzienną pracę i jednocześnie napędzać rozwój biznesu.