Czym zajmuje się firma?

Wyjściowe problemy i potrzeby

Wspólnie zidentyfikowaliśmy kluczowe wyzwania, które wymagały natychmiastowych działań: 

• Brak centralizacji zamówień – ręczny import zamówień do systemu ERP powodował błędy i opóźnienia w realizacji.

• Nieaktualne stany magazynowe – brak integracji między ERP a platformami sprzedażowymi prowadził do oversellingu (sprzedaży produktów, których zapasy już się wyczerpały) i problemów z realizacją zamówień.

• Brak automatyzacji – proces realizacji zamówień, generowania dokumentów i powiadomień wymagał dużego nakładu pracy manualnej, co spowalniało wysyłkę i zwiększało liczbę reklamacji.

• Problemy w raportowaniu – rozproszone dane na temat zamówień, sprzedaży i stanów magazynowych z różnych kanałów utrudniały tworzenie raportów i podejmowanie decyzji na podstawie rzetelnych informacji.

Firma szukała kompleksowego rozwiązania, które pozwoliłoby w pełni zintegrować system ERP z platformą wspierającą sprzedaż, aby zautomatyzować przetwarzanie zamówień, zminimalizować błędy i przyspieszyć realizację zamówień.

Jak zintegrowaliśmy ERP
z Baselinkerem?

Krok 1: Połączenie ERP z Baselinkerem

• Automatyczna synchronizacja danych – połączyliśmy system ERP Firmy X z Baselinkerem, co umożliwia bieżącą synchronizację stanów magazynowych, zamówień i danych klientów. Dzięki temu firma uzyskała pełną kontrolę nad swoimi operacjami w czasie rzeczywistym.

• Centralizacja zamówień – zamówienia ze wszystkich platform są automatycznie importowane do Baselinkera, który przesyła je do ERP.  Dzięki temu wszystkie zamówienia są przetwarzane w jednym miejscu, co znacząco zmniejsza liczbę błędów oraz czas potrzebny na ich obsługę.

• Bieżące stany magazynowe – system zapewnia automatyczną aktualizację stanów magazynowych na wszystkich platformach sprzedażowych. Każda zmiana jest rejestrowana natychmiast, eliminując ryzyko oversellingu.

Krok 2: Automatyzacja realizacji zamówień

• Automatyczne przypisywanie zamówień – zamówienia są teraz automatycznie przekazywane do odpowiednich działów lub magazynów na podstawie lokalizacji danego produktu. Zoptymalizowaliśmy dzięki temu przepływ pracy i skróciliśmy czas realizacji zamówienia.

• Generowanie faktur i numerów wysyłkowych – wdrożyliśmy automatyczne generowanie faktur, etykiet wysyłkowych i innych dokumentów, co zredukowało czas i wysiłek związany z ręcznym przetwarzaniem.

• Powiadomienia dla klientów i status wysyłki – umożliwiliśmy automatyczne wysyłanie powiadomień o statusie zamówień i numerach przesyłek. To poprawiło komunikację z klientami i zredukowało liczbę zapytań dotyczących statusu zamówienia.

Krok 3: Raportowanie i monitoring

• Bieżący monitoring stanów magazynowych – dzięki integracji z ERP i Baselinkerem firma zyskała pełną widoczność stanów magazynowych i trendów sprzedaży w czasie rzeczywistym, co umożliwia lepsze planowanie zapasów i optymalizację procesów zaopatrzeniowych.

• Zbiorcze raporty sprzedażowe – stworzyliśmy mechanizm umożliwiający szybkie generowanie raportów sprzedażowych ze wszystkich platform, co pozwala na dokładną analizę wyników i podejmowanie lepszych decyzji strategicznych.

Co osiągnęliśmy?

Dzięki współpracy z nami firma osiągnęła znaczące rezultaty: 

• Zredukowaliśmy błędy – automatyzacja procesów wyeliminowała błędy wynikające z ręcznego przetwarzania zamówień.

• Usprawniliśmy zarządzanie zapasami – pełna synchronizacja stanów magazynowych pozwoliła uniknąć oversellingu i problemów z realizacją zamówień.

• Przyspieszyliśmy realizację zamówień – automatyczne generowanie dokumentów, etykiet wysyłkowych i powiadomień znacząco skróciło czas realizacji.

• Oszczędziliśmy czas pracowników – zautomatyzowane procesy pozwoliły pracownikom skupić się na strategicznych zadaniach, takich jak analiza sprzedaży czy planowanie zaopatrzenia.

• Zwiększyliśmy satysfakcję klientów – szybsza realizacja zamówień i sprawniejsza komunikacja znacząco wpłynęły na poziom zadowolenia klientów.

Wnioski

Integracja ERP z Baselinkerem była dla firmy krokiem milowym w poprawie efektywności operacyjnej.  

Wdrożone rozwiązanie zmieniło sposób zarządzania zamówieniami,
centralizując je i automatyzując kluczowe procesy. Pełna synchronizacja stanów magazynowych i automatyczne przetwarzanie zamówień zwiększyły stabilność łańcucha dostaw, pozwoliły oszczędzić czas i zwiększyć satysfakcję klientów.

To wdrożenie pokazuje, jak ważna jest automatyzacja i integracja w dynamicznie zmieniającym się świecie sprzedaży.